人資要發研習通知給 80 位同仁，每份通知九成內容相同，不一樣的只有姓名、部門、日期這幾處。最原始的做法是開一份範本，改名、存檔，再改名、再存檔……改到第三十份開始頭昏眼花，最可怕的是某一份忘了改名字，把別人的通知寄給了本人。這種「同樣的文件、換名字重複做」的苦工，Word 其實有專門的功能在管：合併列印。你給它一份範本和一份名單，剩下的八十份，它自己套。
一、合併列印在做什麼？
一句話定義：合併列印就是把「主文件」和「資料來源」合起來——主文件負責相同的內容、留好空位，資料來源提供一列一列的名單，Word 自動套印出每人一份的文件。
主文件就是你的範本；資料來源通常是一張 Excel 名單，也可以是 Outlook 聯絡人或 Word 表格。通知單、信封、郵寄標籤、證書、邀請函、薪資明細——只要是「格式一樣、內容換人」的產出，全都是它的守備範圍。
二、跟著做：把研習通知套印出來
先準備好 Excel 名單：第一列是欄位名稱（姓名、部門、研習日期、教室），下面一列一位同仁，不要有合併儲存格，也不要有空白列。假設名單有 80 人，檔案存好後，打開 Word 開始：
寫好範本：把通知全文打好，要換人的地方先空著，例如「親愛的＿＿：您報名的研習將於＿＿在＿＿舉行」。
開始合併：點功能區「郵件」→「開始合併列印」→「信件」。第一次操作怕迷路的話，同一個選單最下面有「逐步合併列印精靈」，它會用六個步驟牽著你走完。
連上名單：「選取收件者」→「使用現有清單」，找到你的 Excel 檔案，選對工作表，按確定。從這一刻起，Word 就知道名單在哪裡了。
插入合併欄位：把游標點到第一個空位，點「插入合併欄位」→「姓名」，文件裡會出現 «姓名» 這樣的欄位記號；部門、研習日期、教室依序放到對的位置。
預覽結果：點「預覽結果」，欄位會變成第一位同仁的真實資料；用旁邊的左右箭頭多翻幾筆，檢查姓名、日期有沒有套錯欄。
完成合併：「完成合併」→「編輯個別文件」→「全部」。Word 會產生一份全新的文件，一人一頁、共 80 頁。先存檔、抽查幾頁，確認無誤再列印。
三、進階：稱謂和格式也能自動
稱謂跟著性別換：名單裡如果有「性別」欄，可以用「郵件」→「規則」→「如果...那麼...否則」：設定當性別等於「男」時插入「先生」、否則插入「小姐」，通知上的稱謂就不用一封一封自己改。
日期格式跑掉：名單裡的日期套進 Word，有時會變成 12/25/2026 這種美式寫法。解法是對著欄位按右鍵→「切換欄位代碼」，把欄位改成 { MERGEFIELD 研習日期 \@ "yyyy年M月d日" }，再按右鍵「更新欄位」，日期就會乖乖照你要的格式顯示。
編號開頭的 0 不見：學員編號、員工編號若有開頭的 0，套印時可能被當成數字吃掉。最穩妥的預防是在 Excel 那邊先把該欄的格式設成「文字」，從源頭保住那個 0。
四、順手加碼：信封、標籤和電子郵件
同一套流程換個出口，就能做別的東西：
信封：「開始合併列印」改選「信封」，先選好信封尺寸，再把姓名、地址欄位排進去，80 個信封一次印完，不用再手寫到手痠。
標籤：選「標籤」並挑好標籤紙規格，把第一張排好後按「更新標籤」，欄位會自動複製到整頁；每一張要換下一位，靠的是欄位裡的「下一個記錄」規則，精靈和「更新標籤」都會自動幫你放好。
電子郵件：名單裡有 E-mail 欄位的話，「完成合併」改選「傳送電子郵件訊息」，每人會收到一封寫著自己名字的信（這個功能透過 Outlook 桌面版寄送）。
五、注意事項
欄位記號不能自己打：文件裡的 «姓名» 一定要用「插入合併欄位」放進去；你自己鍵盤打出一模一樣的字，那只是普通文字，永遠不會被套換。
先合併成文件，不要直接列印：直接送印 80 份，中途發現套錯只能整批作廢重來；先產生新文件檢查，才有反悔的餘地。
名單改了要存檔：合併前臨時修改 Excel 名單，記得先儲存；Word 讀的是檔案裡的資料，沒存檔的修改它看不到。
欄位對不到先查標題列：插入欄位時找不到想要的欄位，通常是名單第一列不是欄位名稱，或工作表選錯張，回去檢查名單本身最快。
六、小結與小練習
合併列印的核心只有一件事：相同的內容寫一次，不同的資料交給名單。範本和名單一旦分工清楚，8 份和 800 份的工作量是一樣的——都只是按幾下按鈕。
換你動手練練看：
先編一份只有 5 位假同仁的名單（姓名、部門、日期、教室），做一份研習通知，合併成新文件逐頁檢查。
把主文件改成「標籤」，練習印出一頁多張的通訊標籤，注意每張的名字有沒有正確換人。
在名單加一欄「性別」，用「如果...那麼...否則」讓通知的稱謂自動切換先生／小姐，再預覽確認每一筆都對。
三題做完，下次再遇到「全公司都要發」的通知，你就是辦公室裡最先下班的那個人。
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