月底結算，老闆一句話：「各部門這個月的費用分別是多少？」明細表打開，幾百列資料躺在那裡。很多人就開始土法煉鋼：先篩選業務部、把金額複製出來加總，再換行政部重來一次……篩漏一列、複製錯一行，數字就悄悄錯了，還沒人發現。其實 Excel 早就準備好專門幹這件事的函數：條件你下好，它自己一列一列檢查、加總，你只要負責看結果。

一、SUMIF 和 COUNTIF 在做什麼？

一句話定義：SUMIF 是「符合條件的，才加起來」；COUNTIF 是「符合條件的，有幾筆」。

  • =SUMIF(條件範圍, 條件, 加總範圍)：去條件範圍裡找符合條件的列，把對應的加總範圍加起來。

  • =COUNTIF(條件範圍, 條件)：只數筆數，不加總，所以沒有第三個引數。

條件可以是文字（例如"業務部"）、數字比較（例如">=2000"），也可以參照另一格儲存格。兩個函數長得像雙胞胎，學會一個，另一個幾乎不用學。

二、跟著做：算出各部門的費用小計

範例是一張費用明細表，資料放在 A1:D9：A 欄日期、B 欄部門、C 欄項目、D 欄金額，共有 8 筆：

  • 業務部｜文具｜1,200

  • 行政部｜影印紙｜850

  • 業務部｜交通費｜2,300

  • 研發部｜書籍｜1,500

  • 行政部｜茶水點心｜620

  • 業務部｜餐費｜3,800

  • 研發部｜軟體訂閱｜4,200

  • 行政部｜文具｜450

  1. 先想清楚三件事：條件要看哪一欄（B 欄部門）、條件是什麼（業務部）、要加總哪一欄（D 欄金額）。想清楚了，公式就只是把這三件事照順序寫下來。

  2. 輸入 SUMIF：在空白儲存格輸入 =SUMIF(B2:B9,"業務部",D2:D9)，答案是 7,300——業務部的三筆 1,200＋2,300＋3,800，Excel 自己找、自己加。

  3. 順手算筆數：換成 =COUNTIF(B2:B9,"業務部")，答案是 3，業務部共花了三筆。

  4. 做成小計表：在 F 欄列出三個部門名稱，公式改成參照儲存格：=SUMIF($B$2:$B$9,$F2,$D$2:$D$9)，往下一拉，行政部 1,920、研發部 5,700 一起出來。三個小計加起來是 14,920，正好等於 =SUM(D2:D9) 的總額，驗算通過。

圖解：SUMIF 怎麼分類加總

三、進階：條件不只一種寫法

  • 條件寫在加總欄自己身上：想算「金額 2,000 元以上的費用總共多少」，公式是 =SUMIF(D2:D9,">=2000")，第三個引數省略時，加總的就是條件範圍自己，答案是 10,300；配 =COUNTIF(D2:D9,">=2000") 一看，共 3 筆。

  • 兩個條件一起下，用 SUMIFS：條件變兩個以上（Excel 2007 之後）改用 SUMIFS。例如「業務部而且金額大於等於 2,000」：=SUMIFS(D2:D9,B2:B9,"業務部",D2:D9,">=2000")，答案 6,100。注意它把加總範圍寫在最前面，順序和 SUMIF 相反，這是最容易寫錯的地方。數筆數的版本是 COUNTIFS，用法相同、最後不用給加總範圍。

  • 條件只對一半也行，用萬用字元：項目欄想找所有跟「文具」有關的，條件可以寫 "*文具*"，星號代表任意文字：=COUNTIF(C2:C9,"*文具*") 會數出 2 筆。

四、順手加碼：先顧好源頭，公式才不會漏算

SUMIF 認字認得很死：「業務部」和「業務 部」中間多一個空格，它就當成兩個部門，少算的那筆不會出聲抗議。所以前面教過的下拉式選單正好是它的最佳搭檔：部門欄從源頭就只能用選的，寫法全公司統一，SUMIF 一筆都不會漏。分類加總的準確度，一半在公式，一半在資料本身乾不乾淨。

五、注意事項

  • 文字條件要加雙引號："業務部" 要用半形雙引號包起來；如果條件是參照儲存格（例如 $F2），就不用引號。

  • 比較符號也要一起進引號：要寫 ">=2000"，整包放在引號裡；若門檻值放在儲存格 F2，要寫成 ">="&F2，用 & 把符號和儲存格接起來。

  • 兩個範圍大小要對齊：條件範圍和加總範圍的列數不一樣，Excel 不會報錯，只會默默算出怪數字，寫完先隨手驗算一筆。

  • COUNTIF 沒有加總範圍：它只負責數筆數，硬填第三個引數只會得到錯誤訊息。

六、小結與小練習

SUMIF 和 COUNTIF 的核心只有一件事：條件下對，Excel 自己翻完整張表幫你加、幫你數。月底結算從此不用再篩選複製貼上，一張小計表拉好公式，數字還能互相驗算。

換你動手練練看：

  1. 用範例表算出行政部的費用總額和筆數，跟第二節的小計表對對看（總額 1,920、共 3 筆）。

  2. 算一算金額 2,000 元以上的費用共幾筆、合計多少，再想一想為什麼合計不是把小計表加一加就好。

  3. 用 SUMIFS 算「研發部而且金額大於等於 2,000」的合計；再把部門條件改成參照儲存格，完成一張三部門小計表，最後用 SUM 驗算總額是不是 14,920。

三題做完，下次老闆再問「各部門花了多少」，你泡杯茶、拉三下公式就交卷了。